Sündmuse korraldamise A&O!

Minu väärtuspakkumine Sulle:

To-Do list infost, mille saatmisel päringuga hoiad kokku palju väärtuslikku aega, mis muidu kuluks täpsustavate e-kirjade ja telefonikõnede tegemiseks


7 nippi pingevabaks korraldamiseks! Küsi endalt õigeid küsimusi ja hoia aega kokku!

Nõu annab kogenud õhtujuht ja sündmuste korraldaja Tõnu Einasto, kes 21 a jooksul korraldanud ja läbi viinud koos vilunud meeskonnaga üle 120 firmapeo. Lisaks juubelid, sünnipäevad, pulmad ja muud planeerimist ja korraldust vajavad elamused.

Siin on Sulle 7 soovitust, et planeerimine läheks ladusalt:

  1. Mõtle läbi, mis on peo, ürituse, sündmuse, eesmärk ning kui palju on Sul võimalik sellesse panustada – nii ajaliselt kui eelarve poolelt? Hea koostööpartneri leidmine ja talle ülesannete usaldamine toob pingevaba planeerimise ja eduka sündmuse toimumise iga sammuga lähemale!
  2. Mis on eelarve, kuidas see jaguneb ja mis on suurusjärgud? Üks osa on läheb planeerimisele (koht, söök-jook, transport, ööbimine jne), teine osa sisu poolele (õhtujuht, DJ, fotograaf, meelelahutusprogrammis esinejad, bänd, üllatusesinejad, …)? Kui kohe ei oska summat öelda, on abiks ka eelmise korra samalaadse sündmuse eelarve või meelelahutuse maksumuse suurusjärk. Kui enda jaoks on eelnevalt ootused sõnastatud ja läbi kaalutud, on lihtsam päringut teha ning kiiremini saab koos-tööle asuda. 
  3. Õhtujuhi valik ei tohiks jääda viimasele hetkele ning ära otsusta vaid honorari järgi. Paljud õhtujuhid soovivad võimalusel korralduse ja programmi sisu poolelt kaasa rääkida ja oma kogemustele tuginedes saavad anda head nõu!
  4. Kaasa peokorraldaja korraldamise protsessi ning jaga talle nii palju infot, kui vähegi oskad. Tihti saab õhtujuht või peojuht olla ka peokorraldaja. Jagage omavahel korralduse ülesanded ning leppige kokku, kes mille eest vastutab.
  5. Kõik ühes ei ole hea! Ära plaani ega oota Peokorraldaja-Õhtujuht-DJ-Fotograaf-Mängujuht-Esineja-Tehnikapaigaldaja ülesande täitmist ühelt inimeselt. Universaalsust pole olemas. Mitut rolli täites kannatab kvaliteet ning jätab säästupeo ja põlve peal kokku klopsitud ning kiiruga tehtud peo mulje. Igal heal tegijal on peo käigus oma ülesanne. Meeldejääva peo õnnestumiseks on igal rollil oma täitja!
  6. Mitte ainult töötasu võrdlustabel – kvaliteetsetel tegijatel (muusikud, peojuhid, fotograafid, DJ-d ja muud asjaosalised…) on oma koduleht või muu avalik “nägu” internetis, kus olemas nende Tehtud tööd, pakutud elamusi kirjeldavad galeriid, tagasiside klientidelt vmt, mis omamoodi „garantiikirjaks“ ning mille järgi peojuhi või korraldaja sobivuse esmavaliku saab langetada. Palun ära võta kõige odavamat tegijat! Sa päriselt ei taha säästupidu!
  7. Dialoog ja avatus, koostööle suunatud suhtlus – mõtle enda jaoks läbi kogu peo või õhtu sisuprogrammile kasutatav eelarve ja ootused. Päringut tehes soovid Sa teada, palju kõik maksab? Vaata alt, mis info on hea nii korraldajale kui peojuhile edastada, et sisu planeerida ja eelarvet kalkuleerida! Kui küsitud töötasu on Sinu eelarvest natuke üle, maini enda võimalused ära – enamus meelelahutajaid on siiski valmis dialoogiks ning kui tellijana oled oma eelvalikuga mõne sobiliku kandidaadi välja valinud ning ka kalendris on küsitud aeg teenusepakkujal vaba, siis võiks sündmuse „lukku“ lüüa. Kindlasti annab teineteisele vastu tulla ning kaunis sündmus üheskoos ära teha! Dialoog!   

Pole ühtset valemit parima bändi, üllatusesinejate, paralleeltegevuste, peojuhi, toitlustaja või ruumi dekoreerijate osas. Pakkujaid on erinevaid ning esmavaliku aitab ära teha enda jaoks paika pandud eelarve, soovitus sõbralt, vajadusel dialoog ehk sõbralik läbirääkimine artistiga ja natuke täpsem eeltöö – tunne ise artisti, keda soovid tellida ehk lisainfo kodulehelt annab hea ülevaate.
 

Jõuluvana tulekuni (24.12 kell 19.00) on aega:

00days
00hours
00minutes
00seconds

This countdown has been ended already!

Hea õhtujuhi ja korraldaja kõige tähtsamaks oskuseks on tunnetus – just see kujundab peo tempo ning on oluline asjaolu peo õnnestumisel. Hea õhtujuht kavandab peo ajakava hoolikalt – siis on pidu sujuv ja mõnusalt kulgev.


BOONUS! TO-DO list ehk

TÄHTIS NIMEKIRI EELINFO PUNKTIDEST, MIS AITAB KAASA LADUSALE PLANEERIMISELE: kes? kus? millal?

  • KES? Mis ettevõttega tegu? Mis valdkond? Osalised kas “töölised” või “kontor ja turundus”
  • KUS? Kus sündmus toimub? Kui täpne asukoht pole paigas, siis kasvõi maakonna täpsus. Nii saavad asjaosalised planeerida oma aega ja hinnastada tasu
  • MILLAL? Millal pidu on planeeritud? Kõik algab kuupäevast.
  • KUI PALJU? Kui palju külalisi eeldatavalt tulemas? Kas kaaslastega või ainult kolleegid? Kas koostööpartnerid või muud külalised? Palju mehi, palju naisi? Protsentuaalne jaotus.
  • JUBA PAIGAS! Mis juba olemas? Kas on mingi osa programmist juba paigas, midagi juba organiseeritud, mingid kindlad asjad, mis on traditsiooniks saanud ja mingid kokkulepped õhtu jaoks juba tehtud (paigas kuupäev, asukoht, toitlustus, bänd, ..?)
  • KEDA, MIDA VAJA? Peaaegu kõige tähtsam küsimus! Keda oma päringuga otsid? On Sul puudu õhtujuht, peojuht, bänd, DJ, fotograaf, mõni üllatusesineja? Vajad abi õhtu kava koostamisel? Soovid, et oleks keegi, kes kogu korralduse alates ideede pakkumisest kuni korralduse ja järelevalveni enda peale võtab, et kõik teie inimesed saaksid end peol tunda külalistena ja pidu nautida? Kõike saab! Küsi, arutame!
  • EELARVE! Sündmust saab planeerida väikesemalt ja hubasemalt, aga ka suurejooneliselt, kus igasse detaili on teadlikult investeeritud ning midagi pole juhuse hooleks jäetud. Kui Sul on kindel piir või rahaline maht ees, pane see kirja, et poleks “tõlkes kaduma läinud” olukorda, kus ideed ja ootused on suured, aga eelarve ei toeta.
  • LISAKOMMENTAARID: Kas töö keeleks eesti keel? Kui on ka muust rahvusest osalisi, siis hinnanguline arv, protsent. Nii saab otsustada, kas oleks vaja veel juurde ka inglise keelt, vene keelt või muud ja mis mahus? Kas on mingid kindlad ootused, oma nägemus, midagi, mis võiks olla või midagi, mis üldse ei sobi. Iga laiendav ja kirjeldav kommentaar on abiks suure pildi nägemisel.

Kokkuvõtteks!

Sellise info enda jaoks läbi mõtlemine, sõnastamine ja kirja panemine aitab Sinul tellijana hoida kokku oma väärtuslikku aega ning ning eeltöös läbi filtreerida võimalikult kvaliteetne koostööpartner.

Palun, ära tee “konkurssi”, kus saadad paljudele info@ mingifirmanimi aadressidele välja sama küsimuse: “Meil on pidu, palju maksab?” või “Otsime õhtujuht-DJ-koostehnikaga, võiks ka bändiga laulda, eelarve 700€”. Kehtib eelnevalt kirja pandu – kogenud korraldajad soovivad kliendiga istuda ühel pool lauda ning mõista sündmuse ootusi lõpuni välja ning koostöös tellijaga luua maksimaalne elamus.



Kirja pandud mõtted sobivad iga sündmuse planeerimiseks! Ja nii e-kirja teel tehtava päringu kui telefonikõnega loodava kontakti jaoks.

Ettevõtte sise- ja väliskommunikatsiooni parimateks elamuslahendusteks!

Sünnipäevad, juubelid, pulmad ja muud sündmused!


Edukat plaanimist!
Nüüd, kus oled päringu paika saanud, helista mulle 654 321 7!

Tõnu Einasto
21 hooaega kogemust, üle 1350 meeldejääva sündmuse
-alati rohkem, kui oodata oskad-